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高效达成目标的5个关键

章华说

作者:巳月幸雄

资料来源:华章管理(id: hzbook _ gl)

01使用“数字思维方法”

“一件事不要想超过10秒!”这是孙正义的口头禅。

“如果你思考了10秒钟却没有想清楚,那么如果你独自思考,你就不会得出结论。”想必总统对此非常清楚。

我已经努力思考了很长时间,但这个问题只是在我的脑海中盘旋,根本没有解决。事实上,这根本不是思考,只是令人担忧。

在这种情况下,应尽快寻求其他解决方案。

把目标变成一个特定的数字,你可以清楚地看到你应该做什么。

在解决问题方面,数值也是适用的。

将问题转化为具体数字有助于我们正确把握当前形势,找到问题的症结所在。

以下案例是在我担任独立董事的公司发生的真实事件。

当时,该公司正开始实施新项目和提供新服务,但面临营业额没有改善的困境。市场部负责人从早到晚给顾客打电话,安排他们见面,但业绩没有改善。

面对这种情况,负责人下了命令:“打更多的电话”和“全力以赴迎接更多的顾客”。然而,营业额并没有提高。

可以说解决这个问题的方法出了问题。

鉴于上述情况,我提出了一些建议,使问题具体化。具体来说,我要求员工不仅要计算首次购买该服务的用户数量,还要计算首次购买后继续购买的长期客户数量,以便计算回购率。

结果表明,用户的整体回购率相对较低。虽然许多用户一开始选择了这项服务,但他们认为效果并不理想,所以他们选择在两个月后了解这项服务。

事实证明,这是营业额没有任何改善的真正原因。

因此,即使尽一切努力发展市场,也将像往漏水的桶里灌水一样徒劳无功。总体性能没有提高也是很自然的。

此外,我们还统计了用户的“不同行业回购率”。我们发现不同行业的回购利率确实不同。尤其明显的是理发店和餐馆。理发店的回购率很高。相反,在第一份购买合同到期后,餐馆通常不会收到对方的来信。

看到这些数字,我相信你已经明白问题的解决办法了。放弃餐馆的促销,将营销重点转移到理发店。

以前,市场部负责人没有考虑客户的行业因素,而是广泛传播网络,没有进行有针对性的营销。然而,理发店被列为营销重点后,大多数新用户会回购,这使得订单总量和营业额持续上升。

可以看出,虽然问题起初似乎没有线索,但量化后,问题的解决方案很容易找到。

如果只是问题被确定为“停滞不前的营业额”,那么想到的解决方案也可能仅限于“全力以赴,努力工作”。更糟糕的是,这种错误的提议通常会被通过并付诸实施。

职位更高、动力更强的人的意见通常会被采纳,这在任何公司或组织中都是一样的。为了防止这种情况的发生,有必要有一个能够说服每个人的基础,并对此作出客观的分析,以便找到最有效的解决办法。

最合适和最有力的基础是数字。对任何人来说,这些数字都是绝对客观的事实。

孙正义还坚持所有工作都应该用数据来完成,并要求员工在报告工作时使用数据来解释。因此,我也养成了将所有问题数字化的工作习惯。

02“分类”问题

我不认为我需要引用孙正义和我自己的例子。我相信数值的重要性已经广为人知。正因为如此,在每次会议上,许多商业人士都会得到充满大量数字的信息和报告。

然而,数量大并不一定意味着问题可以解决。尽管努力进行统计和提供材料,但会议没有得出任何结论,也没有使用数据。我相信许多人都有过这样的经历。

这是因为在量化问题之前没有分类统计数据。这是非常重要的一点,但是很少有人意识到这个问题。

从我刚才引述的例子,我们也可以看到,只有分析“不同行业的回购利率”,我们才能想出有效的解决办法。如果我们只关注整体回购率,我们可能永远不会想到“让理发店成为营销重点”的方法。

当一个项目有问题,团队成员向我寻求帮助时,不管是什么样的项目,我都建议“先对现有数据进行排序”。

然而,对于我的建议,人们经常会问,“数据应该如何分类?”似乎许多人“不理解分类标准”。

事实上,没有“应该这样分类”的理论或规则问题的性质和实际情况不同,分类方法也会发生变化,应相应选择合适的分类方法。

“我不知道分类标准,即使我想分类,我也不会划分!”有些人可能这样认为,但事实并非如此。因为分类标准是由他们自己决定的。

我经常使用“把整体分解成部分”的方法来确定分类标准。

例如,最近出现了一个问题:客户服务中心收到了许多投诉。

首先,打印出所有投诉记录。如果数量太大,无法完全打印,也可以随机选择样本。然而,最好有1000个样本和至少100个样本。

接下来,所有团队成员被召集到一起,打印的投诉记录被分发给每个人,每个人都收到了几十到几百份。然后我们被要求“使用任何分类标准,把我们手中的记录分成七类”。

这样,任务就会“分成几部分”分散开来。

至于为什么它被分为七类,因为“七”是一个人可以管理的最大工作量。

按每个零件的数量分类

一开始,它可能只是漫无目的地阅读纸上的单词,然后粗略地对它们进行分类。然而,令人难以想象的是,在阅读了几十本或几百本书之后,一个人会逐渐形成自己的分类标准:“这个和那个可以组合在一起。”

在所有人都整理好之后,他们将再次见面解释他们的分类标准。因此,每个人都会发现“a先生分隔的类别和b小姐分隔的类别具有相同的性质”。这样,每个成员的分类可以再次集成到一个大的类别中。

最后,我们可以知道数据的分布,“哪种类型约占多大比例”。

即使每个人都将数据分为七类,在最终集成阶段,它们通常也可以分为两到三类。在许多情况下,1000种材料中的700到800种可以分为两大类。

这样,我们就可以“优先处理数量最多的投诉类别,重新制定对策”,自然找到解决问题的办法。在这方面,我们可以进一步“将整体分成几部分”,并优先考虑更具体的细节。

因此,即使你一开始不知道如何制定分类标准,你也可以暂时对自己进行分类。在这个过程中,分类标准将逐渐形成。

与其浪费时间担心麻烦,不如迅速采取行动。这是快速解决问题的秘诀。

如果问题没有首先分类,重要的数据可能会丢失。

在这个不断变化的时代,新事物和新领域正在迅速发展,新力量的突然出现不再是新的。因此,即使数据被数字化,如果数据未被分类,特定类别或特定字段的数据也可能被忽略。

例如,不久前,我们经常用电脑观看在线广告。然而,随着智能手机的出现和用户数量的急剧增加,在线广告的移动页面浏览量也在上升。

因此,当我们将“计算机侧视图”和“移动侧视图”分类时,我们可以发现“后者的数量急剧增加,未来广告的焦点应该转移到移动侧”。

然而,从智能手机普及之初到现在,可能有许多企业没有单独统计“移动”和“计算机”数据。因为他们不认为智能手机是一个新的类别,也不把它们与其他类别区分开来。

因此,许多it公司在移动服务的发展上落在了后面。因此,不理解分类的重要性将导致致命的错误。

按照“分阶段”的过程找出问题的症结

分类标准不限于“行业”、“部门”和“地区”。我们还可以根据工作流的每个阶段进行分类,并将其数字化以找到问题的解决方案。

宽带服务“雅虎!Bb,“已注册但无法打开”的投诉蜂拥而至。但是当时没有人知道问题的原因。没人知道这是由于客户服务中心效率低下还是宽带本身。

因此,我将该业务的工作流程从注册到开业进行了划分,并调查和分析了该阶段最有问题的案例。

从注册到业务开通,大致有几个阶段,如“注册宽带业务”、“向ntt提交线路申请”、“在ntt公司建设”和“在用户家中安装”。根据上述阶段,分别统计有问题的案例数量,并发现问题发生频率特别高的阶段。这是“向ntt提交生产线申请”的阶段。

根据调查,大多数用户的线路用户名实际上都是错误的。因为申请电话线的人必须超过20岁,所以在学生时代独立生活的用户最初是以父母的名义申请的。这个用户名从成年后就被使用了。但是用户自己忘记了,所以他申请了雅虎!Bb "宽带服务,在电话线用户名中填写自己的名字。因此,由于“错误的线路用户名”,ntt将拒绝用户的请求,导致无法打开的问题。

这是投诉“注册但不开放”的主要原因。

一旦找到问题的症结,就可以提出具体的解决办法。

首先,当要求用户填写申请表时,为了让销售人员不忘记确认电话线的用户名,我们列出了确认项目。

此外,通知下属代理,电话线路用户名错误的申请将不包括在“获得的客户数量”中。由于获得的“客户”越多,代理商获得的报酬就越高,所以代理商负责人会尽最大努力查看用户申请表,以获取自己的收入。

这些解决方案实施后,投诉数量急剧下降。如果当时没有按照这一过程进行数值分析,可能还没有找到有效的对策。

这样,根据分阶段的过程分析,我们可以清楚地看到阻碍工作顺利进行的问题出现在哪里。只要找到原因,肯定会有对策。尤其是在开展新业务时,甚至流程本身也可能不清楚。

“雅虎!Bb "宽带项目启动之初处于混乱状态,甚至"谁、什么时候、做什么"都不清楚。

正因为如此,有必要有人对过程进行仔细的分类和整理,利用数据来掌握当前的情况,并决定“在哪个阶段将投入多少人力和时间”。

这个问题必须先分类,然后才能量化。

请记住这个原则。

从“解决后效果显著”的问题开始

通过上述客户服务中心的投诉案例,可以看出将问题分类的最大优点是“便于整理解决问题的顺序”。

即使我们把问题分成几部分,也不可能一次解决所有的问题。任何项目可用的资源,如人力、时间和资金都是有限的。因此,决定先解决哪个问题非常重要。

这时,我们可以通过“28条法律”。也就是说,“整体的绝大多数(80%)是由一小部分(20%)决定的,也称为“帕累托定律”。

你可能听过这个法律的相关例子,比如“80%的销售额来自20%的商品”和“80%的公司销售额来自20%的优秀销售人员”。

如果这条法律适用于解决问题,它意味着“解决20%的问题相当于解决80%的整体问题。”

在对问题进行分类后,我们首先需要考虑“哪个问题在解决后会产生显著的效果”。首先选择要解决的前20%的问题,从而解决大多数问题。

用20%的时间解决问题,也就是说,用1/5的时间得到80%的结果。可以说,这是快速解决问题的一个极其重要的技巧。

如何选择首先需要解决的“20%”问题?

将问题分类后,在“解决后的重要/不重要结果”和“立即解决/花费的长时间”轴上画一个矩阵图,并将问题填入四个象限。

当然,我们应该优先解决“能够立即解决,解决后效果显著”的问题,也就是说,我们应该从右上象限的问题入手。

这样,你可以在最短的时间内获得最大的成绩,这将逐渐使你在工作中立于不败之地。你会真正意识到“只有一个问题得到了解决,而且有如此显著的效果”。其他项目团队成员的热情也会大大提高,他们会更加专注于自己的工作。

不仅如此,项目团队还会得到团队外其他人的认可:“这个团队有很强的工作能力和良好的表现。”之后,团队可能会赢得更多的员工和预算。

一旦成功成为常态,项目将会进展得更顺利,取得更好的结果。从而形成良性循环。

对我们来说,最痛苦的事情是无论我们多么努力,无论我们投入多少时间和精力,都没有产出。利用“28法则”让项目团队成员尽快体验成功的喜悦也是确保项目成功完成的诀窍之一。

作者简介:巳月正典,曾担任孙正义总裁助理,负责软银的几个大型项目。他在三菱学院工作,后来转到软银集团。他27岁,曾担任软银集团办公室主任。

本文为《化章管理》(id: Hz book _ GL)原文。部分内容摘自机械工业出版社华章公司出版的《十倍速度目标达成法》。请获得我们的授权再版。

“十倍速度目标达成法则”

建议:如何用“稻草”来建立“软银”财富帝国,孙正义的目标管理策略和时间管理工具为0-8000亿日元。

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